休職の診断書が届いた日に、会社がすること｜当日の初動チェックリストと、急ぐ場面・急がなくてよい場面

2026年11月14日

執筆・監修：白澤一弘（日本医師会認定産業医）
最終確認日：2026年11月14日

結論

社員から「1か月の自宅療養を要する」といった診断書が届いた日に、会社がすることは3つです。

受け取ったことと「今は休んでよい」ことを、本人に短く伝える
休みの扱い(欠勤・年次有給休暇・休職)と、会社側の連絡窓口を決める
本人に負担をかけずに、仕事を引き取る

産業医との面談や、復職の時期の話は、その日に急がなくてかまいません。休み始めは治療が優先です。

急ぐのは、命や安全に関わるおそれがあるとき、診断書は「休業」なのに本人が働き続けると言うとき、本人が「仕事が原因だ」と訴えているときなど、限られた場面です。

この記事では、当日に使うチェックリスト、本人への最初の連絡の文例、急ぐ場面と急がなくてよい場面の分け方をまとめます。主に、うつ病や適応障害などメンタルヘルスの不調で休む場合を想定しています。感染症やけが、手術など体の病気で休む場合は、確かめることが一部違います。

当日の初動チェックリスト

人事・総務の担当者が、診断書を受け取った日に順に確かめる項目です。全部を当日に終える必要はありません。「当日」と「数日以内」を分けています。

いつ	やること	担当の目安	メモ
当日	診断書の療養期間・作成日・「就労不能」か「配慮のうえ就労可」かを読む	人事	次の章で読み方を説明
当日	本人へ、受け取ったことと連絡窓口を伝える	人事	返信を求めない文面にする
当日	就業規則の休職・病気休暇の定めのうち、今回あてはまる条項を確かめる	人事	休職前に欠勤期間が要るか、病気休暇があるかで、今日からの扱いが変わる
当日	今日からの勤怠の扱いを決める(欠勤・病気休暇・本人が希望すれば年次有給休暇)	人事	休職の発令が要る会社は、規程の手続きに沿って進める
当日	上司に「体調不良でしばらく休む」ことを伝え、仕事の引き取り先を決める	人事・上司	病名は本人の同意なく伝えない。安全のために必要なことは、必要な範囲で伝える(下の「上司・同僚への伝え方」)
当日	診断書の保管場所と、見られる人を決める	人事	上司の机や共有フォルダに置かない
数日以内	就業規則の休職の定め全体(対象者・休職期間・期間満了時の扱い・給与)を確かめる	人事	試用期間中の人が対象かも見る
数日以内	傷病手当金など、休み中のお金と手続きを本人へ案内する	人事	書類は本人の体調に合わせて送る
数日以内	休職中の連絡の頻度と方法を、本人と決める	人事	「休職中の従業員への連絡」の記事を参照
数日以内	受け取った日・伝えた内容・決めたことを記録する	人事	体調の細かい中身は、必要なとき以外は書かない。命や安全に関わる訴えは、見る人を限って記録する

診断書のどこを読むか

診断書の書き方は医療機関ごとに違います。当日に読むのは、次の4か所で足ります。

療養の期間:「○月○日まで」「約1か月」など。休みの長さの目安になります
就労についての書き方:「自宅療養を要する」「休業を要する」なら休ませる前提で動きます。「業務を軽減すれば就労可」「残業は避けること」なら、休職ではなく、働きながらの配慮の話です
作成日:診察から日が経っている場合は、いまの状態と違うことがあります
病名:書かれていても、社内で広げる情報ではありません。病名は個人情報保護法で「要配慮個人情報」にあたる病歴の情報です

「就労可・ただし配慮を要する」と書かれていた場合は、この記事の手順ではなく、どんな配慮ならできるかを職場と医師で詰める段階です。社内で判断がつかないときは、産業医などの医師に意見を求めます(社員のメンタル不調に、社内で判断できる人がいない会社へ)。

本人への最初の連絡

最初の連絡で伝えるのは「受け取りました」「休んでください」「窓口はここです」の3点です。理由や今後の見通しを聞く必要はありません。

文例(メール・チャット)

○○さん
診断書を受け取りました。ご連絡ありがとうございます。
まずは、仕事のことは考えずに休んでください。
今後の手続きや会社からの連絡は、人事の△△(私)が窓口になります。上司やチームから個別に連絡がいくことはありません。
休みの扱い(休職の手続きなど)と書類は、体調のよいときに見られるよう、あらためてお送りします。
この連絡への返信はいりません。

診断書の療養期間は、医師が医学的に必要と考えた期間です。会社の休職制度で休める期間(休職期間の上限や、契約社員なら契約期間)とは別なので、最初の連絡では「○月○日まで休めます」と会社の制度として約束しないようにします。

避けたい言い方

「いつ頃戻れそう?」:見通しを聞くと、本人は無理な日付を答えがちです
「引き継ぎだけはお願い」:資料づくりや顧客対応を頼むと、療養のさまたげになり、休職中でも労働時間や賃金の問題になりえます。聞くのは、急ぎの案件がどこにあるか、取引先と約束した日程など、会社側でしぼった最低限の事実にとどめます。本人のパスワードなどの認証情報を聞き出すのではなく、会社の管理者の権限でアクセスを切り替えます
「何があったの?」:原因の聞き取りは、少なくとも当日には要りません。本人から話があった場合は、聞いた事実を記録します

連絡の頻度や、返信がないときの対応は「休職中の従業員への連絡｜頻度・業務連絡の線引きとメール例文」にまとめています。

休みの扱いを決める

休職は、法律で会社に義務づけられた制度ではなく、就業規則で定める会社の制度です。会社ごとに中身が違います。診断書が届いたら、まず自社の就業規則で次を確かめます。

休職の対象になる人(試用期間中の人、契約社員が含まれるか)
休職に入る前に、一定期間の欠勤が必要か
休職の期間の上限と、期間が終わるときの扱い
休職中の給与の有無

当日には、あてはまる条項だけを確かめ、今日からの扱い(欠勤か、病気休暇か、すぐに休職に入る定めか)を決めます。休職の発令が必要な会社は、規程の手続きに沿って進めます。休職の開始日は、休職期間の満了日や給与に関わるので、記録に残します。

年次有給休暇は、本人が請求した時季に与えるのが原則です(労働基準法第39条第5項)。休職に入る前の欠勤を有給休暇にするかどうかは、本人の希望を聞いて決め、会社が勝手に振り替えないようにします。一方、休職が発令されたあとの期間は、もともと働く義務のない日になるため、原則として有給休暇を取る余地はないとされています。有給休暇を使いたいかどうかは、休職に入る前に本人に確かめておきます。

試用期間中の社員や、就業規則に休職の定めがない会社では、扱いの判断が難しくなります。休職の対象外だからといって、すぐに解雇できるとは限りません。社会保険労務士や弁護士に確認してください。

休み中のお金について本人に伝えること

業務外の病気やけがの療養のために仕事に就けず、給与が出ない休みの間は、健康保険の傷病手当金を受けられることがあります。全国健康保険協会(協会けんぽ)の場合、連続する3日間を含めて4日以上仕事に就けなかったとき、4日目から支給の対象になります。最初の連続3日間(待期)には、有給休暇や土日などの公休日も含まれます。1日あたりの額は、支給開始日以前12か月の標準報酬月額の平均を30で割った額の3分の2です。支給される期間は、支給を始めた日から通算して1年6か月です。給与が一部支払われても、その額が傷病手当金の額より少ないときは、差額が支給されます。健康保険に入って12か月に満たない人(入社まもない人や試用期間中の人など)は、計算の仕方が違います。健康保険組合に入っている会社は、組合の決まり(上乗せの給付など)も確かめます。

申請書には、医師が書く欄と、会社(事業主)が勤務の状況や給与を書く欄があります。手続きの流れを本人に伝えておくと、休み中の不安が一つ減ります。

もう一つ、雇用が続いている間は、休職中も健康保険・厚生年金の加入が続き、給与が出なくても社会保険料がかかるのが通常の扱いです。給与から差し引けない本人負担分をどう払ってもらうかを、早めに決めて伝えます。扱いに迷うときは、年金事務所や加入している健康保険組合、社会保険労務士に確かめてください。

急ぐ場面と、急がなくてよい場面

診断書が届いたあとで、会社がいちばん迷うのは「どこまで急ぐか」です。急ぐ必要のない面談を急いで組むと本人の負担になり、急ぐべき場面を見落とすと安全に関わります。

その日のうちに動く場面

場面	会社がすること
本人が「死にたい」と口にした、身の危険を感じる連絡があった	本人を一人にしないよう家族などへの連絡を考え、緊急時は119番。本人の同意をとるのが難しい場面では、命を守ることを優先します(個人情報保護法も、人の生命を守るために必要で同意を得るのが難しいときは、本人の同意なく伝えることを認めています)。本人には、#いのちSOS(0120-061-338)などの相談窓口も伝えます
診断書は「休業を要する」なのに、本人が「働きたい」と出勤を続けようとする	その日のうちに上司・人事で話し、診断書の内容を前提に休ませます。判断に迷うときは産業医などの医師に意見を聞きます
本人が「長時間労働が原因」「上司の言動が原因」と訴えている	訴えの内容と、勤務時間の記録を残します。上司の言動の訴えは、社内のハラスメント相談の手順にもつなぎます。事実の調査は、健康の対応とは分けて進めます
運転・高所作業・機械の操作など、事故につながる仕事をしている	診断書が「配慮のうえ就労可」でも、その仕事を続けてよいかを早めに医師に確かめます
決めていた連絡が途絶え、直前に危険を思わせる言動があった	緊急連絡先に連絡し、安否の確認を優先します。「返信がない」だけで家族に連絡するのではなく、直前の言動や、決めていた連絡の約束とあわせて判断します

業務が原因と本人が考えている場合、労災保険の請求は本人(または遺族)が行い、労災かどうかは労働基準監督署が判断します。会社は、請求書の証明欄の記入などで手続きに関わります。会社として認めるかどうかを、当日に本人へ伝える必要はありません。

急がなくてよいこと

本人と産業医の面談:診断書を受け取った時点で、本人に産業医の面談を受けさせる法律上の義務はありません。休み始めに面談を求めると、本人の負担になることもあります。本人との面談がよく使われるのは、主治医が復職を考え始めたころです(復職のときの流れは「復職診断書の例文・様式｜人事が確認する4項目と復職判断の手順」)。一方、人事が産業医に相談するのは、休み始めでもかまいません。職場に原因がありそうなときの対応や、主治医との連携の進め方を、医師の立場から一緒に整理できます
復職の時期の話:療養期間の終わりが近づいてから、主治医の意見をもとに始めます
原因の詳しい聞き取り:本人が自分から話す場合を除き、休み始めに聞く必要はありません
診断書の書き直しの依頼:療養期間が短い・長いと感じても、会社から書き直しを求めるのは避けます。疑問があるときは、本人の同意を得て、医師どうしで確認する方法があります

上司・同僚への伝え方

上司やチームに伝えるのは、仕事を回すために必要なことだけです。

伝えること:「体調不良で○月ごろまで休む」「仕事の割り振り」「本人への連絡は人事が窓口」
伝えないこと:病名、診断書の中身、本人が話した事情(安全のために上司が知っておく必要があることは、本人に目的を説明したうえで、必要な範囲だけ伝えます)

本人から「病名も伝えてよい」と言われた場合も、伝える相手と範囲を本人と決めます。健康の情報を社内のどこまで共有するかは「従業員の健康情報はどこまで共有できる?上司へ伝える範囲と文例」で説明しています。

次に同じことが起きたときのために、決めておくこと

診断書が届いてから慌てやすいのは、次の3つが決まっていないときです。今回の対応が落ち着いたら、社内で決めておきます。

診断書を受け取る窓口と、保管の方法(誰が見てよいか)
休職の定め(対象者・期間・期間満了時の扱い)と、休職の開始・延長・復職の手続き
休職中の連絡と、復職の判断の進め方(主治医の意見をどう求め、誰が決めるか)

厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」は、休み始めから復職後までを5つのステップに分けています。第1ステップ(病気休業開始及び休業中のケア)では、傷病手当金などの経済的な保障、不安や悩みの相談先、公的または民間の職場復帰支援サービス、休業の最長(保障)期間などを本人に伝えることが挙げられています。全体の流れは「メンタルヘルス不調による休職・復職支援の進め方｜企業向け5ステップ」にまとめています。

本人あての連絡文や、休職中の記録の様式は「休職・復職対応書式セット(無料ダウンロード)」に入っています。

よくある質問

診断書を受け取ったら、すぐに産業医面談をしないといけませんか?

いいえ。診断書を受け取った時点で面談を行う法律上の義務はありません。休み始めは治療が優先です。ただし、本人が出勤を続けようとしている、仕事が原因と訴えているなど、会社だけでは判断しにくい場面では、早めに医師の意見を聞くと判断がしやすくなります。

試用期間中の社員から休職の診断書が出ました。休職させるべきですか?

就業規則で、試用期間中の人が休職の対象かを確かめます。対象外でも、すぐに本採用を見送ったり解雇したりできるとは限りません。個別の事情で判断が分かれるため、社会保険労務士や弁護士に相談してください。

本人から休職したいと言われましたが、診断書はまだありません。

就業規則で診断書の提出を求めている場合は、受診して診断書をもらうよう伝えます。その日の体調が悪ければ、まず休ませ、書類はあとでかまいません。

休職中の社員に、引き継ぎを頼んでもよいですか?

急ぎの案件がどこにあるかを一度確かめる、といった事実の確認と、資料づくりや顧客対応のような仕事を頼むことは分けて考えます。仕事を頼めば療養のさまたげになり、休職中でも労働時間や賃金の問題になりえます。確かめる項目は会社でしぼり、休みに入る前にできるだけ済ませ、休み始めてからは返事を急がせないようにします。

医師に相談したほうがよい場面

診断書が届いた日の対応は、多くは人事の手続きで進められます。医師の意見が役に立つのは、次のようなときです。

診断書の内容と本人の希望が食い違っていて、休ませるか働かせるかを決められない
「配慮のうえ就労可」と書かれているが、自社の仕事でどこまで配慮すればよいか分からない
休職が長引き、復職の判断に会社として自信が持てない

なごみ産業医事務所では、顧問契約のない会社からも、こうした面談と意見書を1件からお受けしています(スポット面談 1件33,000円・税込。30分以内の面談と意見書。オンラインは全国)。

労働者50人未満の事業場は、地域産業保健センター(労働者健康安全機構)の相談を、原則無料で使えます。対応できる内容や日程は地域によって違うので、最寄りのセンターに確かめてください。

参考資料(確認日:2026年11月14日)

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。休職・解雇などの個別の判断は、就業規則と個別の事情をふまえ、社会保険労務士・弁護士などの専門家にご確認ください。

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