休職中の従業員への連絡方法｜頻度・窓口・NG例を解説

メンタルヘルス不調で休職中の従業員に、どのくらいの頻度で、何を聞けばよいのか。連絡しすぎれば療養の負担になり、連絡しなければ孤立や事務手続きの漏れにつながります。

連絡窓口は一人に絞る

上司、人事、同僚から別々に連絡が届くと、本人は同じ説明を繰り返さなければならず、大きな負担になります。原則として人事・労務担当者など一人を窓口に決め、社内の情報を集約します。

職場の人間関係や上司との関係が不調の一因になっている場合は、直属上司からの直接連絡を避け、本人が安心して話せる担当者や産業保健スタッフを窓口にします。

連絡頻度は「月1回程度」を目安に個別設定

実務では月1回程度の定期連絡を基本にすると管理しやすくなります。ただし、これは法律で決められた一律の頻度ではありません。休職直後、治療状況、本人の負担、休職期間の満了時期に応じて調整します。

時期	連絡の主な目的	方法の例
休職開始時	窓口、頻度、手段、事務手続きの確認	面談または電話＋書面
療養中	体調への配慮、手続き案内、次回連絡日の確認	月1回程度のメールを目安
復職検討時	復職希望、診断書、生活リズム、面談日程	メール後に面談
休職満了前	満了日、就業規則上の扱い、必要書類	早めに書面で通知

休職開始時に決めておく連絡ルール

• 会社側の窓口担当者
• 本人が希望する連絡手段（メール、電話、郵送など）
• 通常の連絡頻度と次回連絡日
• 本人から連絡できない場合の連絡先・対応方法
• 緊急時の連絡方法
• 診断書や申請書類の提出方法

療養中も必要な事務連絡は止めない

「休ませるために一切連絡しない」という対応も適切とは限りません。次の情報は、本人が見通しを持って療養できるよう、分かりやすく案内します。

• 傷病手当金などの申請手続きと期限
• 社会保険料や住民税などの支払い方法
• 休職期間、満了日、延長手続き
• 診断書の提出時期
• 復職手続きと産業医面談の流れ

伝え漏れると本人の不利益に直結する項目は、リストにして窓口が漏れなく案内できるようにしておきます。

• 給与の取り扱い(休職中の給与の有無・締め日)
• 傷病手当金の申請方法と期限(医師記入欄の段取り)
• 社会保険料の本人負担分と納付方法
• 住民税の納付方法(天引きできない場合)
• 休職期間の満了時期と満了時の取り扱い
• 復職手続きの流れ(考え始めたときの窓口)

制度の内容は会社の規程や健康保険組合によって異なるため、自社の規程にあわせて整理しておくことが大切です。

避けたい聞き方・伝わりやすい聞き方

避けたい聞き方	伝わりやすい聞き方
「いつ治りますか？」	「現時点で、次回の診察予定や会社へ伝えておきたいことはありますか」
「本当に働けないのですか？」	「手続きや職場への希望で、会社が支援できることはありますか」
「みんな心配しています」	「療養を優先してください。必要な連絡はこの窓口からお送りします」
「復帰できそうですか？」	「復職を考え始めたら、主治医と相談のうえ窓口へご連絡ください」

メール文面の例

連絡がつかなくなったときの対応手順

返信がない状態が続くことは、休職対応では珍しくありません。慌てず、段階を踏みます。

1. 接触手段を変える: 電話がだめならメール・郵送など、本人の負担が小さい手段にする
2. 産業医に相談する: 本人の状態を踏まえた接触方法を検討する
3. 事前に合意した緊急連絡先(家族等)に連絡する: 休職開始時に「連絡が取れない場合はご家族に連絡します」と合意しておくのが前提
4. 自宅訪問などの安否確認は最終手段: 実施する場合も単独判断せず、記録を残す

いちばん大事なのは、休職開始時に「連絡が取れなくなった場合はこうします」と本人と決めておくことです。

産業医等を連絡の支援役にする

人事だけでは病状への配慮と業務上の確認の線引きが難しいことがあります。産業医等が面談し、本人の同意を得て「連絡頻度を減らす」「復職準備を始める」といった就業上必要な情報に整理して会社へ伝えると、本人のプライバシーを守りながら対応できます。

参考資料

• 厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援」